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业委会会议记录范文模板

《[小区名称]第[X]届业主委员会第[X]次会议记录》

一、 会议基本信息

会议时间：[YYYY]年[MM]月[DD]日 [HH:MM] 至 [HH:MM]

会议地点：[小区名称]业委会办公室 / [其他具体地点]

会议形式：现场会议 / 线上视频会议

应到委员：[X]人，实到委员：[X]人，缺席委员：[X]人（姓名：[XXX]，缺席原因：[XXX]）

列席人员：[姓名及职务，如：物业公司项目经理XXX、社区居委会代表XXX、业主代表XXX]

主 持 人：[业委会主任姓名]

记 录 人：[业委会秘书/委员姓名]

二、 会议议题

议题一：关于[小区名称]外墙及屋顶防水维修工程公共维修资金使用方案的审议与表决。

议题二：关于现任物业服务企业合同期满续签评估及后续选聘方案的讨论。

三、 讨论过程及各方意见摘要

（一）议题一：关于公共维修资金使用方案的审议

1. 方案汇报：主持人及物业项目经理详细汇报了外墙及屋顶漏水现状、维修工程预算（总计人民币[XXX]元）、施工单位资质及比价情况，并提交了《维修资金使用方案》及第三方造价评估报告。

2. 委员讨论：

委员[姓名A]提出：需明确施工期间的安全保障措施及工期延误的违约责任，建议在合同中增加相关约束条款。

委员[姓名B]提出：第三方造价评估报告的出具机构需具备相应资质，建议将机构资质证明作为附件向全体业主公示。

列席业主代表[姓名C]提出：希望施工材料能在小区主出入口进行实物展示，以便业主监督。

3. 意见汇总：业委会一致同意在完善上述安全保障条款、补充资质证明及增加材料展示环节后，推进该维修方案。

（二）议题二：关于物业合同续签评估及选聘方案

1. 现状通报：现任物业公司合同将于[YYYY]年[MM]月[DD]日到期。秘书处提交了《物业服务年度满意度调查报告》（满意度为[XX]%）及日常考核扣分记录。

2. 委员讨论：

委员[姓名A]认为：当前物业服务在绿化养护和地库保洁方面存在明显短板，满意度未达续签标准，建议启动重新选聘程序。

委员[姓名C]认为：考虑到更换物业带来的交接风险和空窗期成本，建议先向现任物业下发《整改通知书》，给予[3]个月整改期，视整改效果再决定是否续签或选聘。

3. 意见汇总：经充分讨论，多数委员倾向于先下发整改通知并设立观察期，同时同步开展市场摸底工作，做两手准备。

四、 表决决议结果

（一）议题一表决结果

决议内容：同意《[小区名称]外墙及屋顶防水维修工程公共维修资金使用方案》，并授权业委会主任在完善相关附件后，按规定向住建部门申请备案及组织业主大会表决。

表决情况：发出选票[X]张，收回[X]张。其中：赞成 [X] 票，反对 [X] 票，弃权 [X] 票。

决议效力：赞成票超过全体委员半数，表决通过。

（二）议题二表决结果

决议内容：同意向现任物业公司下发《限期整改通知书》（整改期3个月），并同步成立“物业选聘筹备小组”开展市场摸底。

表决情况：发出选票[X]张，收回[X]张。其中：赞成 [X] 票，反对 [X] 票，弃权 [X] 票。

决议效力：赞成票超过全体委员半数，表决通过。

五、 后续工作安排及责任人

1. 维修资金申请：由委员[姓名]负责对接施工单位修改合同条款，秘书[姓名]负责整理申报材料，于[MM]月[DD]日前提交至区住建局维修资金管理中心。

2. 物业整改监督：由副主任[姓名]牵头，联合业主代表起草《限期整改通知书》，于[MM]月[DD]日前正式送达物业公司，并建立每周整改巡查机制。

3. 信息公开：由秘书[姓名]负责将本次会议决议及维修资金使用方案，于[MM]月[DD]日前在小区公告栏、业主微信群及公众号进行公示，公示期不少于[7]天。

六、 签字确认区

主持人（签字）：____________________ 日期：[YYYY]年[MM]月[DD]日

记录人（签字）：____________________ 日期：[YYYY]年[MM]月[DD]日

参会委员（签字）：

____________________ ____________________ ____________________

____________________ ____________________ ____________________

（注：所有参会委员均需在此处亲笔签字，缺席委员无需签字。）

七、 业委会会议记录填写注意事项与合规建议

1. 严格核实法定人数与表决效力：根据《民法典》及各地物业管理条例，业委会会议必须有半数以上委员出席方可召开；作出决定必须经全体委员半数以上签字同意。若实到人数不足，会议必须延期，否则决议无效且面临被撤销的法律风险。

2. 坚持记录的客观性与完整性：记录人应如实、客观地还原会议讨论过程，特别是反对意见和弃权理由必须详细记录。切忌使用主观评价或修饰性词语，避免在日后业主查阅或诉讼中因记录失真而引发争议。

3. 落实利益冲突回避原则：若会议议题涉及某位委员的直系亲属或其本人存在直接利益关系（如该委员是候选物业公司的股东、或维修工程的利益相关方），该委员必须在讨论和表决环节主动回避，并在会议记录中明确载明“XXX委员因利益冲突已回避”。

4. 规范档案管理与信息公开：会议记录原件、签到表、表决票及相关附件（如报价单、评估报告）必须作为业委会核心档案妥善保存，保存期限不少于5年。同时，会议决议必须在法定期限内（通常为3至7日）向全体业主公开，保障业主的知情权与监督权。

5. 警惕越权决议风险：业委会仅为业主大会的执行机构。对于选聘或解聘物业公司、使用公共维修资金、调整物业费等重大事项，业委会会议仅能形成“提交业主大会表决的方案”，无权直接作出最终决定。记录中必须准确使用“同意将XX方案提交业主大会审议”等规范表述。

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业委会会议记录撰写规范与合规注意事项

1. 记录的法律效力

会议记录是证明业委会决议程序合法、内容合规的核心法定证据。在面临业主提起“撤销业委会决议”诉讼或行政主管部门调查时，详实、客观、有全体参会人签字的会议记录是业委会免责与胜诉的关键。

2. 档案保存期限

会议记录原件、签到表、表决票原件、授权委托书及现场影像资料应作为小区核心档案永久保存。若因换届等原因移交，必须办理严格的书面交接手续，严禁任何个人私自销毁、篡改或隐匿。

3. 向全体业主公示的流程与要求

根据相关物业管理条例，业委会作出的决定应当在决议形成之日起3日内在小区显著位置（如主出入口公告栏、各楼栋大堂）及线上业主平台进行公示，公示期不少于7天。公示内容应包含决议结果，并明确告知业主查阅会议详细记录的途径与时间。

4. 避免常见法律风险的要点

客观真实：记录必须如实反映发言原意与表决过程，严禁记录人掺杂主观评价、选择性记录或篡改发言内容。

回避制度：当议题涉及委员本人或其近亲属利益时（如委员亲属参与小区工程竞标），该委员必须主动回避，且不计入该议题的表决基数，记录中需明确写明“某某委员因利益冲突回避表决”。

签字规范：会议结束后必须当场核对并签字按手印，严禁事后补签、空白签字或他人代签。记录如有涂改，修改处必须由修改人按手印确认。

场景一：业委会常规例会会议记录（范文）

会议名称：阳光花园小区第三届业委会2023年10月份常规例会

会议时间：2023年10月15日 14:00 - 16:00

会议地点：小区业委会办公室

应到委员人数：7人    实到委员人数：7人

参会委员名单：张建国（主任）、李梅（副主任）、王强（委员）、赵雪（委员）、刘洋（委员）、陈明（委员）、周伟（委员）

列席人员：孙丽（居委会指导代表）、吴刚（物业项目经理）

主持人：张建国    记录人：赵雪

会议议题：

1. 审议9月份物业服务质量考核报告及物业费支付审批；

2. 审批小区中庭绿化带秋季补种方案及预算。

详细发言摘要：

议题一：张建国主任请物业吴刚经理汇报9月服务情况。吴刚汇报了保洁、安保及设施维护情况。李梅副主任指出，9月地下车库保洁频次不足，业主投诉较多，要求物业整改。王强委员表示同意考核报告，但建议扣除当月保洁项5%的考核分数。全体委员对整改要求及扣分建议进行讨论。

议题二：赵雪委员展示三家绿化公司的报价及方案。经对比，A公司报价最低且包含一年养护期。刘洋委员提出需明确补种苗木的规格，防止以次充好。陈明委员建议由物业工程部协助验收。

表决过程及结果：

议题一表决：发放表决票7张，收回7张。同意按考核标准扣除保洁项5%费用并支付剩余物业费的7票，反对0票，弃权0票。

议题二表决：发放表决票7张，收回7张。同意选择A公司进行绿化补种（预算28,500元）的7票，反对0票，弃权0票。

最终决议：

1. 确认9月物业考核结果，按约定扣除保洁考核分对应费用后，向物业公司支付9月物业服务费。

2. 批准中庭绿化带补种方案，由A公司施工，总预算28,500元从小区公共收益中支出，物业工程部负责现场监督与最终验收。

参会人员签字（按手印）：

主任：________ 副主任：________ 委员：________ 委员：________

委员：________ 委员：________ 委员：________

记录人签字：________    居委会指导代表签字：____